mek_malek
New Member
التطوير الإداري ومبادرات بناء القدرات المؤسسية
الموضـــــــوع
الصفحة
إعادة الهيكلة وتطوير الأنظمة
تطوير إدارة الإستراتيجية واستخدام “بطاقات الأداء المتوازن" Balanced Scorecard
تطوير وتطبيق أنظمة الموارد البشرية، ومنهجيات الإدارة الحديثة
نظام إدارة الجودة Quality Management System
مشاريع ومبادرات استخدامات التكنولوجيا المساندة:
تطوير وتحفيز الموارد البشرية في الوزارة لعام 2005
إعادة الهيكلة وتطوير الأنظمة جدول المحتويات
الموضـــــــوع
الصفحة
إعادة الهيكلة وتطوير الأنظمة
تطوير إدارة الإستراتيجية واستخدام “بطاقات الأداء المتوازن" Balanced Scorecard
تطوير وتطبيق أنظمة الموارد البشرية، ومنهجيات الإدارة الحديثة
نظام إدارة الجودة Quality Management System
مشاريع ومبادرات استخدامات التكنولوجيا المساندة:
تطوير وتحفيز الموارد البشرية في الوزارة لعام 2005
المشاركة في جائزة الملك عبدالله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية/ الدورة الثانية (2004-2005)
في عام 2004 تم اعتماد دراسة اعادة هيكلة وزارة التخطيط والتعاون الدولي وبداتطبيقها الفعلي، بعد أن تم إجراء دراسة شاملة لواقع الوزارة اشتملت على إجراء التحليل الرباعيSWOT Analysis ودراسة مقارنة مع مؤسسات شبيهة في الدول الأخرى. كما تمت دراسة البيئة التشريعية التي تحكم عمل الوزارة، والمهام والمسؤوليات المطلوبة منها، والعمليات والإجراءات التي تنفذها، والموارد البشرية والكفاءات المتوفرة، والهيكل التنظيمي وتوزيع المديريات والوحدات والأقسام. خرجت الدراسة بمشروع إعادة الهيكلة الذي اشتمل على وضع رؤية ورسالة وتم تحديد الأهداف المؤسسية بما يلبي الأهداف الوطنية، وتم تحديث الهيكل التنظيمي، وتطوير سياسات الموارد البشرية من خلال تصميم الأنظمة الخاصة بالاستقطاب والتعيين، وتقييم الأداء، وتحديث بطاقات الوصف الوظيفي، ونظام الرواتب والامتيازات، وتم وضع دراسة الاستخدام الأمثل للموارد البشرية ونمذجة وأمثلة العمليات لتبسيط الإجراءات، وتحديد قنوات الاتصال الداخلي، وقامت القيادة بدعم عمليات التغيير متخذة كل الإجراءات اللازمة لتفعيلها.
في عام 2005 تم استخدام مخرجات هذا المشروع لمراجعة وتطوير الخطة الإستراتيجية للوزارة التي تم وضعها بإشراف القيادة العليا وبمشاركة مدراء المديريات وبمساهمة واسعة من الموظفين، وبناء على ذلك قامت الوزارة بمراجعة جديدة لهيكلها التنظيمي ومهام مديرياتها ووحداتها بحيث اشتملت هذه المراجعة على ما يلي:
- وضع أهداف المديريات وتوضيح خطط عملها ضمن أطر زمنية ووضع مؤشرات قياس أداء لكل هدف.
- تطوير الهيكل الوظيفي والتنظيمي بما يتلاءم مع تحقيق أهداف الإستراتيجية.
- إعادة توزيع الموارد البشرية حسب المهام وتوزيعها
- تطوير نظام التنبؤ، وبرنامج التخطيط الاحلالي، والخطط التدريبية للموظفين للمساهمة الفاعلة في إنجاز الأهداف الإستراتيجية.
- اعتماد منهجيات: إدارة التغيير، والتحسين المستمر، وإدارة المخاطر، والمتابعة والتقييم.
- تم تحديث نظام الاتصال الداخلي ليتلاءم مع المتغيرات
تطوير إدارة الإستراتيجية واستخدام "بطاقات الأداء المتوازن" Balanced Scorecard
ضمن سعي الوزارة نحو التحسين المستمر والارتقاء المتواصل في أدائها، ارتأت الوزارة أن تخطو خطة سباقة في مجال الإدارة الإستراتيجية وتقدمت بمبادرة استخدام منهج بطاقات الأداء المتوازن Balanced Scorecards في إدارة الإستراتيجية ومتابعتها، وعرضت هذه المبادرة على صندوق الإبداع والتميز Challenge Fund لتمويلها.
حصلت الوزارة على الموافقة على تمويل هذا المشروع في عام 2005 على أن يبدأ تنفيذ المشرع في الوزارة في العام 2006 لتكون بذلك وزارة التخطيط والتعاون الدولي أول وزارة/ مؤسسة حكومية تطبق هذا المشروع.
تسعى الوزارة من خلال تطبيق هذا المشروع إلى مراجعة خطتها الإستراتيجية وتطوير عدد من الأهداف الإستراتيجية على المستوى المتوسط والبعيد، وتصميم وبناء نظام لإدارة الأداء المستند إلى منهج بطاقات قياس الأداء المتوازن Balanced Scorecards، وتطبيقه بحيث تتم متابعة مدى تحقق الأهداف الإستراتيجية من خلال مؤشرات الأداء الرئيسة. إن من أهم أهداف منهج إدارة الاستراتيجية باستخدام بطاقات قياس الأداء المتوازن Balanced Scorecards:-
1-ترجمة رؤية وإستراتيجية الوزارة لأهداف.
2-خلق نظام اتصال فعال يمكّن الجميع من معرفة الأهداف المطلوبة منهم.
3-خلق خطة عمل بما لا يتعارض مع الأهداف الموضوعة.
4-تطوير نظام زيادة الإبداع والتعلم المستمر.
وترى الوزارة بان هذا المشروع سيساهم في تعزيز موقعها الرائد وتنمية قدراتها الإستراتيجية بما يسهم في تطوير وتحسين الخدمة المقدمة للمتعاملين وبما ينعكس إيجابا على شركائها.
تطوير وتطبيق أنظمة الموارد البشرية ومنهجيات الإدارة الحديثة
استكمالا لجهودها السابقة، قامت الوزارة في عام 2005 بتطبيق أنظمة ومنهجيات إدارية حسب أفضل الممارسات العالمية، تهدف إلى الارتقاء بالأداء وتحقيق التطوير المؤسسي الذي يشمل جميع موارد الوزارة، وعلى هذا الأساس صممت هذه الأنظمة والمنهجيات المختلفة بما يضمن تحقيق أهداف الوزارة في التحسين المستمر وهذه الأنظمة هي:
o نظام الاستقطاب والاختيار والتعيين: يوضحهذا النظام كافة الإجراءات المتعلقة بعمليات الاستقطاب والاختيار والتعيينبشكل منظم ومتسلسل، وذلك مع مراعاة نظام الخدمة المدنية والتشريعات القانونية الحكومية في هذا المجال وبما يتناسب مع الهيكل التنظيمي للوزارة وطبيعة الوظائف الموجودة.
o نظام التدريب: قامت الوزارة باعتماد سياسة تطوير كوادرها البشرية عن طريق الاستثمار في الموظفين من خلال تدريبهم داخل وخارج الأردن، وذلك حسب دراسة الاحتياجات التدريبية التي انبثقت عنها خطة تدريبية للأعوام 2005-2007 ترتكز على الاحتياجات التدريبية للموظفين وتنوع الوظائف، وبحسب متطلبات الخطة الإستراتيجية.
o نظام المكافآت والحوافز: والذي يهدف إلى تحفيز الموظف وزيادة انتاجيته من خلال تقدير جهوده المبذولة وحفزه ماديا و/أو معنويا ضمن معايير وآليات محددة.
o نظام التنبؤ: والذي يضمن وجود الأعداد المناسبة من الأشخاص بالمؤهلات المطلوبة وفي الوقت المناسب بحسب الخطط الإستراتيجية والأهداف الموضوعة للوزارة بحيث يتمكن هؤلاء الأشخاص من إتمام مهامهم وواجباتهم ومسؤولياتهم بكفاءة وفاعلية مما يمكن الوزارة من تحقيق أهدافها.
o برنامج التخطيط الاحلالي: يمنح وجود هذا البرنامج الفرصة للوزارة بأن تدرس وتحلل الاحتياجات التدريبية للكفاءات المرشحة لشغل الوظائف الرئيسية على المستويين الفردي والوظيفي وذلك من خلال عملية انتقاء للبدلاء الذين سيشغلون المواقع الحساسة في حال شغرت وذلك من خلال اجراءات اختيار موضوعية حسب نظام عادل وشفاف
o نظام تقييم الأداء: يهدف النظام للتأكدمنتحقيق أعلى قدر من الانتفاع والاستفادةمنالمعرفةوالمهاراتوالقدرات والكفاءات الموجودةلدىالموظفين في تنفيذ وتطوير الأعمال والأنشطة المنفذة في وزارة التخطيط والتعاون الدولي بالإضافة إلى تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد البشرية وتطوير هذه الموارد.
o نظام أخلاقياتوآداب المهنة: الذي يعني التزام الوزارة في سياساتها بأعلى المعايير الأخلاقية من نزاهة ومصداقية وشفافية في جميع ممارساتها وتعاملاتها الداخلية والخارجية، كما يزود هذا النظام موظفي الوزارة بإرشادات وقواعد عامة تضبط السلوكيات ضمن بيئة عمل آمنة في إطار من العدالة والمساواة بعيدا عن التمييز المبني على العرق والأصل والجنس والدين لتساعدهم على القيام بأعمالهم بالشكل الأمثل، وليتم اعتماد مبدأ الاستحقاق والمؤهلات ومعايير العمل كأساس للتقدم وأداء الأعمال بكل كفاءة بما يعكس الصورة الإيجابية عن وزارة التخطيط والتعاون الدولي
o نظام الرواتب والامتيازات: الذي صمم بحيث يغطي متطلبات الوزارة في تقييم الوظائف بطريقة علمية منظمة تضمن العدالة الداخلية، ومقارنة مستويات الرواتب مع السوق المحلي وذلك لتعديل الرواتب والامتيازات بحسب السوق، ووضع الوظائف في كافة المديريات والوحدات ضمن درجات منافسة ذات حدود دنيا وعليا آخذين بعين الاعتبار مسح الرواتب في السوق المحلي، ومراعاة سلم الرواتب في نظام الخدمة قدر الامكان.
o نظــام الترقيـــة: يرتكز نظام الترقية على معايير واضحة تشكل أساس للترقية الممكنة من حيث الأقدمية، وتطور قدرات ومهارات الفرد، والتدريب بالإضافة إلى نتائج تقييم الأداء السنوية، وتعكس عملية الترقية الزيادة المضطردة في المسؤوليات وتوقعات الأداء الوظيفي كلما انتقل الموظفون لمرحلة أخرى في مسارهم الوظيفي.
o بطاقات الوصف الوظيفي: والتي صممت بحيث توضح الهدف العام من الوظيفة ومواصفات شاغل الوظيفة وتفاصيل ومهام وواجبات شاغل الوظيفة.
o منهجية الاحتفاظ بالموظف: والتي تهدف إلى توضيح الأنظمة والإجراءات والخطوات التي تتبعها وزارة التخطيط والتعاون الدولي للاحتفاظ بالعنصر البشري والعمل على تحفيزه. تساعد هذه المنهجية الموظف في تقديم أقصى طاقاته من خلال توفير بيئة العمل ايجابية ومساندة تسهم في تحقيق رفاه الموظفين ورضاهم وحفزهم جميعا على العمل وتقليل تركهم للعمل. أنيطت مهمة تحسين مستوى الرضا الوظيفي والاحتفاظ بالعنصر البشري بمديرية التطوير الإداري والموارد البشرية والتي عملت بالتنسيق مع المديريات الأخرى في الوزارة على تصميم وتطبيق، وتطوير مجموعة من الأنظمة والإجراءات والمبادرات الكفيلة بايجاد البيئة المناسبة للارتقاء بأداء الموظف وتحسين إنتاجيته.
o منهجية التحسين المستمر: تهدف هذه الوثيقة إلى توضيح وبيان منهجية الوزارة في عملية التحسين المستمر، وتحديد الخطوات المتبعة من قبل الوزارة للارتقاء بالأداء، وغرس ثقافة التميز، وتقديم أعلى مستويات الجودة في الخدمة المقدمة.
o منهجية إدارة التغيير: التي توضح منهجية الوزارة فيإدارة التغيير المخطط وكيفية التعامل مع أية تغييرات تحصل في بيئة العمل.
o منهجية المتابعة والتقييم: والتي تقوم من خلالها الوزارة بمتابعة وتقييم مستوى الانجاز في خطتها الإستراتيجية وبيان جوانب القصور تمهيدا لاقتراح وتنفيذ الإجراءات العلاجية اللازمة.
o منهجية إدارة المخاطر: تهدف هذه المنهجية إلى توضيح الأسس والآليات التي تتبعها الوزارة عند تحديد المخاطر المتوقعة والتي تحول دون تحقيق الوزارة لأهدافها المؤسسية وتصنيفها وفقا لأهميتها واقتراح الإجراءات الوقائية والعلاجية لها.
نظام إدارة الجودة Quality Management System:
استكمالا لجهود الوزارة المتمثلة بتنفيذ مشروع إعادة الهيكلة الذي هدف إلى إعادة ترتيب وتنظيم العمل بالوزارة (داخلياً وخارجياً) من خلال إعادة تشكيل المديريات والوحدات المختلفة، وتوضيح المهام والصلاحيات لكل مديرية/وحدة، قامت الوزارة في العام 2004 من الانتهاء من تحديد وتصميم وتوثيق جميع العمليات الرئيسية بالوزارة التي تساهم بشكل كبير في تحقيق رسالة وأهداف الوزارة ضمن خطوة تهدف إلى أمثلة ونمذجة كافة عمليات الوزارة وأعداد إجراءات العمل المعيارية Standard Operating Procedures وخرائط العمليات التوضيحية لهذه الإجراءات Processes Maps . وفي العام 2005 قامت الوزارة مجددا بمراجعة وتحديث وتطوير وتبسيط هذه العمليات الرئيسة ومن خلال التغذية الراجعة من جميع المتعاملين داخليا وخارجيا بحيث تم تحديد مخرجات ومدخلات تلك العمليات بما ينسجم مع القوانين والأنظمة ويلبي احتياجات هؤلاء المتعاملين. كما اشتملت هذه المراجعة على تحديد الموارد البشرية والمالية والتكنولوجية اللازمة لانجاز هذه العمليات والعلاقات والتقاطعات الداخلية والخارجية. تهدف الوزارة من خلال توثيق عملياتها الرئيسة وأعداد إجراءات العمل المعيارية Standard Operating Procedures وخرائط العمليات التوضيحية لهذه الإجراءات Processes Maps إلى ضمان فاعلية إجراءاتها وكفاءتها وضمان أن أية تغييرات في الإجراءات والعمليات تسهم في منع الازدواجية في العمل وتحديد المسؤوليات والصلاحيات بما يسهم في رفع مستوى وجودة الخدمة المقدمة للمتعاملين.
مشاريع ومبادرات استخدامات التكنولوجيا المساندة:
حرصت الوزارة في عام 2005 على دعم كافة جهودها ومبادراتها الهادفة إلى التحسين المستمر باعتماد آخر التقنيات الحديثة في مجال تكنولوجيا المعلومات، حيث عملت الوزارة على استخدام أحدث الأنظمة وعلى النحو التالي:
§ تطوير شبكة معلومات داخلية (Intranet) لربط أنظمة المعلومات الالكترونية.
§ تزويد كافة موظفي الوزارة وبشكل مستمر بخدمة الانترنت والبريد الالكتروني.
§ تطوير وتحديث الموقع الكتروني للوزارة وتصميم موقعين جديدين لكل من وحدة برامج الإنتاجية الاقتصادية والاجتماعية ومشروع النباتات الطبية والعطرية.
§ تصميم موقع الكتروني للفريق الوطني للتنافسية (JNCT).
§ أنظمة الأرشفة الالكترونية Archiving systems للديوان، والدراسات والتقارير.
§ تفعيل أنظمة الموارد البشرية والرواتب (Web-based)
§ تطوير وتحديث نظام متابعة المنح والقروض الآلي
§ تحضير نظام متابعة البرامج والمشاريع المنفذة Program one وتهيئته ليصبح جاهزا في العام 2006.
§ تحديث وتطوير نظام وقواعد بيانات قسم تنسيق المساعدات (FABIS).
§ تطوير أنظمة متابعة مشاريع تنمية المحافظات.
تطوير ورفع كفاءة الموارد البشرية في الوزارة لعام 2005
من خلال دراسة الاحتياجات التدريبية لموظفي الوزارة (Training Needs Assessment) تم وضع خطة تدريبية لثلاث سنوات 2007،2006،2005، وروعي في اختيار البرامج التدريبية تجسير الفجوة بين أداء الموظف الفعلي والأداء المستهدف وذلك من خلال تقارير تقييم الأداء السنوية، كما غطت الخطة التدريبية متطلبات الوظيفة كما تبينها بطاقات الوصف الوظيفي، ولم تغفل الخطة التدريبية إدراج برامج تدريبية حسب متطلبات الخطة الاستراتيجية للوزارة.
نفذت الوزارة 80% من خطتها التدريبية لعام 2005 إذ تم تأجيل 20% من هذه البرامج لعام 2006 بسبب اعتماد خطة طارئة حسب متطلبات الخطة الاستراتيجية إذ تم تدريب موظفين على معايير جائزة الملك عبد الله، وتدريب عدد من الموظفين على منهج إدارة الاستراتيجية باستخدام بطاقات الأداء المتوازن. في عام 2005 استفاد 288 موظفاً من البرامج والدورات التدريبية من اصل 330 موظفاً أي بلغت نسبة المستفيدين من هذه الدورات إلى عدد موظفي الوزارة الكلي ( 76%) وحسب التوزيع المبين في الشكل أدناه:
في المقابل قامت الوزارة بتوفير التدريب المطلوب لـ(29) طالب من الطلبة المرشحين من قبل مؤسساتهم التعليمية، وكذلك دربت موفدين من وزارة التخطيط والتعاون الدولي اليمنية وعدد من موظفي السلطة الوطنية الفلسطينية.
البعثات الدراسية:
في عام 2005 استفاد ثلاثة موظفين من البعثات الدراسية الممولة من حساب المنحة الأمريكية وذلك في مجالات: التمويل، المحاسبة، علوم مالية ومصرفية...بالإضافة إلى عشرين موظفا التحقوا سابقا ببرامج الدراسات العليا ومازالوا على مقاعد الدراسة.
التحفيز والمكافأة
تحقيقاً لهدف تحفيز الموظف وزيادة انتاجيته قامت الوزارة بتقدير جهود موظفيها الذين يتمتعون بالكفاءة العالية ويعملون بروح الفريق، وذلك من خلال منح مكافآت موظف الشهر ومكافآت انجاز ومكافآت التحصيل العلمي حسب معايير محددة وواضحة في نظام المكافآت والحوافز.
§ جائزة موظف الشهر:
أسماء الموظفين الذين حصلوا على جائزة موظف الشهر لعام 2005 مرتبين حسب الأشهر: السيدة ريما غرغور، السيد حسين الزعبي، السيدة سمر الوبير، السيد موفق حجاج، م. مها الزعبي، الآنسة فداء حناوي، م. ضرار المناصير، م. لمياء الزعبي، السيد بسمان النجار، د. سليمان المساعيد، م.عادل بصبوص، السيد احمد العلوان.
§ جائزة انجاز:
أسماء الموظفين الذين حصلوا على جائزة انجاز: السيد عمر الحمود، السيد مخلد العمري، م. ناجح دحبور، السيدة ميساء أبو نوار، الانسة هيفاء العبادي،السيدة ميساء سلمان، السيدة وفيقة الحجاج، السيد ياسر حمدان، السيدة منى نصر الله، السيد مأمون الخلايلة.
§ جائزة التحصيل العلمي:
تمنح هذه الجائزة للموظف الذي ينجح في إنهاء متطلبات الحصول على شهادة علمية جديدة بتقدير لا يقل عن جيد جدا. وقد منحت هذه الجائزة في عام 2005 للآنسة غادة خميس.
المشاركة في جائزة الملك عبدالله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية (الدورة الثانية 2004-2005)
شاركت وزارة التخطيط والتعاون الدولي في عام 2005 في جائزة الملك عبدالله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية في دورتها الثانية (2004-2005)، وقد حازت الوزارة على المرتبة الثانية في الترتيب العام للوزارات بالإضافة إلى فوز اثنين من موظفيها بجائزة الموظف الحكومي المتميز وعلى النحو التالي:
- جائزة الموظف الإداري أو الفني المتميز/السيد نايف مشاقبة من مديرية الشؤون المالية والإدارية.
جائزة الموظف المتميز المساند/الآنسة ميسون حسونة من مديرية التعاون الدولي.
